İş hayatıma ilk başladığım yıllarda, bırakın notebookları, masalarda bir PC bile yoktu. Şirketler arası yazışmalar teleks ya da faksla yapılır, şirket içi yazışmalar da “iç yazışma” ya da “dahili yazışma” antetli evraklarla yapılırdı. Tabii bu iç yazışma evrakları gereksiz bir resmiyet ve bürokrasi yarattığı için çok mecbur kalmadıkça kullanmazdık. Onun yerine çok daha hızlı ve pratik bir şekilde ya telefonu kaldırır ya da iki adımda arkadaşımızın odasına gider ve işimizi konuşarak hallederdik.
Bugün ofislerde tüm masalarda birer PC, hatta notebook ve ilaveten ceplerimizde akıllı telefonlar var. Ve durmadan yazışıyoruz…
Yan odamızdaki iş arkadaşımıza dahi mail atıyoruz. Odasında ya da masasında olup olmadığına bakmadan, aklımıza gelen her konuyu maille paylaşıveriyoruz. Evet kabul, çok pratik ve hızlı ve kalıcı, bazen de mecburi ama peki, yazdığımız ne kadar doğru algılandı karşı tarafça ya da bu doğru bir iletişim tarzı mı?
Pazarlama’dan Bilgi Sistemleri’ne yazılmış bir maildeki çok masum ve basit bir cümleyi düşünelim:
” Web sitemiz çok yavaş, müsait olduğunuzda bir toplantı yapıp çözüm yollarını konuşalım lütfen”…
Basit, anlaşılır, “lütfen” içeren kibar bir cümle değil mi? Siz bunu bu düşünce ve sakin ruh hali ile ve yardım istemek amaçlı yazdınız ama “alıcı” bunu böyle mi algıladı acaba? Ya aynı cümleyi sinirli bir tonla okuduysa ve sizin onlara saldırdığınızı ve suçladığınızı ve sondaki “lütfen” i de “LÜTFENN!!!” olarak okuduysa; sorunlu bir duruma hazır olun. Ve şöyle bir cevap alırsanız da hiç şaşırmayın :
“Sitenin yavaşlığını neye dayanarak ve nereyle kıyaslayarak söylediğinizi paylaşırsanız biz de konu hakkında daha fazla fikir sahibi oluruz. Sitemizin hızı her gün düzenli olarak ölçülmekte ve herhangi bir sorun tarafımızca görülmemektedir…”
Hiç yabancı gelmedi değil mi? Kaçımızın başına geldi böyle bir durum? Hemen hemen hepimizin değil mi? Ve yazışma burada bitip de karşılıklı konuşmaya dönüşmezse kendimizi bir anda maillerle kavga eder ve CC’ lerde, hatta BCC’ lerde üst yöneticilerin de eklendiği kalabalık bir ortamda buluveririz. Ve buna benzer sıkıntılı yazışmalar arttıkça da şirketteki iklim son derece olumsuz etkilenir. “Pazarlama zaten hep böyle, sürekli suçlama mailleri, bir kere de teşekkür etmek akıllarına gelmez” şeklinde ön yargılar ve bozuk bir iletişim…
Aynı düşüncemizi, bir dakikalığına arkadaşımızın odasına girerek ya da öğle tatilinde yemek yerken, ya da çay içerken söyleyiversek… Her şey o kadar farklı olur ki… Yüzünüzün ifadesi, sesinizin tonu, uzlaşmacı vücut dilinizle, karşınızdaki arkadaşınız onu suçlamaya değil, sorununuza çözüm bulmaya ve ondan yardım istemeye geldiğinizi anlar. Sadece bir dakikanızı alır. Asıl toplantıyı sonra yaparsınız, isterseniz tartışırsınız. Ama ana sorunu önce yüz yüze dile getirin, yazıyla değil…
Göreceksiniz ki, konuştukça yakınlaşacaksınız, yakınlaştıkça daha iyi bir takım olacaksınız. Bu yakınlığı yakaladığınız iş arkadaşlarınıza da isterseniz veya mecbur kalırsanız çok daha rahat mail atacaksınız, çünkü sizi tanıdığı için yanlış anlama ihtimali daha az olacaktır. Ama siz gene de yazışma olayını çok abartmayın. Yazışmayın, Konuşun….
