Harvard Üniversitesi profesörlerinden John P. Kotter, değişimin 8 adımını şöyle tanımlamış:
ADIM 1
ACİL DURUM DUYGUSUNU ARTIRIN
Organizasyon içinde mümkün olduğunca çok insanın “acil bir durum” olduğunu anlamasını sağlayın. Sadece yöneticilerin acil bir durum olduğunu algılaması yeterli değildir. Ancak, insanlar arasında sakın korku, öfke yaratmayın. Hallerinden memnun bir tavırla aşırı rahat davranmalarını da engelleyin. Çünkü, korku da öfke de rahatlık da değişimi baltalar.
Acil durum duygusu yaratabilirseniz insanları koltuklarından kıpırdatabilirsiniz.
ADIM2
DEĞİŞİME KILAVUZLUK YAPACAK TAKIM KURUN
Acil durum duygusunu yarattıktan sonra, değişim hareketinin rotasını çizecek, rehberlik edecek takımlar kurulmalı. Dönüşümün kaçınılmaz ve acil olduğu duygusu insanları bu harekete gönüllü olarak yardımcı olmaya, liderlik etmeye teşvik eder. Kişisel riskleri göze almalarını sağlar. Hiç kimse katkıları için ödül beklentisine girmez. Ancak, istekli ve heyecanlı bir ekip bu işi başarabilir.
Bu adımda sık yapılan hatalardan kaçınılmalı. Bu hatalardan ilki değişimin sorumluluğunun tek bir bireye verilmesi veya sadece yöneticilerden oluşan bir ekibe bu işin bir görev olarak yüklenilmesidir. İşe yaramayan komiteler kurmaktan kaçınılmalıdır.
İşin sırrı “iyi” değil “doğru” insanların seçilmesinde yatar. Uygun yeteneklere, liderlik kapasitesine sahip, organizasyon içinde saygınlığı ve değişimi yönetebilmek için gerekli bağlantıları olan insanlar seçilmelidir.
ADIM 3
VİZYONUNUZU DOĞRU BELİRLEYİN
Akıllı insanların kafa kafaya verip, şirket için yanlış, net olmayan rotalar çizdiğini görüp şaşırabilirsiniz. Çünkü, onlara “geleceğin haritasını çizmenin” plan ve bütçe yapmaktan ibaret olduğu öğretilmiştir. Modern organizasyonlarda yöneticilere muhasebe bilgi uzun süredir öğretiliyor. Planlama 20’inci yüzyılın ortasında sistematik bir araç olarak iş yaşamına girdi. Oysa, 1970’lere dek iş idaresi okullarında “strateji” kelimesi bile kullanılmıyordu. “Vizyon” konusu ise birçok yönetici için hala bir soru işareti. Günümüzde yöneticilerin ilgi gösterdiği en popüler, ciddi eğitim konulardan biri “vizyon oluşturma”…
ADIM 4
İYİ İLETİŞİM İLE KATILIMI ARTIRIN
Değişime kılavuzluk eden takım, vizyon ve stratejileri organizasyon içindeki herkese duyurmalı ve onların desteğini almalıdır.
Vizyon ve stratejileri net ve anlaşılır bir şekilde ortaya koyulamazsa, destek sağlanamaz.
Vizyon ve stratejileri açıklamadan önce üzerinde iyi çalışın. İnsanların duyduklarında neler hissedeceklerini anlamaya çalışın. Çalışanlar arasında doğabilecek endişe, korku, “Acaba bana bir şey olur mu?” gibi olumsuz düşüncelerin önüne geçecek, onlarını ikna edecek hazırlıkları yapın. Şüphe uyandıracak tek bir noktayı bile karanlıkta bırakmadan onlardan gelen tüm soruları cevaplayın.
ADIM 5
AKSİYONLARIN ÖNÜNÜ AÇMAK İÇİN YETKİ VERİN
İnsanlar değişim vizyonunu anlayıp, bu yönde hareket etmeye başladıklarında, onların hareket kabiliyetlerini artırın. Önlerindeki engelleri aşmalarına yardımcı olarak güçlerine güç katın. İnsanları yetkilendirmek, onlara yeni sorumluluk ve otorite vermek anlamına gelmez. Yetkiyi ve yetkinliği bir çantaya koyup insanlara sunamazsınız. Yetkilendirmek ve insanları daha etkin hale getirmek için, önlerindeki engelleri kaldırmalısınız.
Sistem, bilgi eksikliği ya da kafa yapısı değişimin önüne set çekebilir. Örneğin, bazı yaşlı yöneticiler bilgisayar kullanmayı öğrenemeyeceklerini düşünürler. Oysa, öğrenebilecek kapasiteleri vardır. Bilgisayar kullanmaları için tek engelleri kafalarının içinde kendi kendilerine yarattıkları “ben yapamam” engeldir. Tipik engellerden bir diğeri ise “yönetici” veya “patron” engelidir. Değişim yapacağınız departmanın başındaki kişi buna açık olmayabilir.
ADIM 6
KISA DÖNEMDE KAZANIMLAR YARATIN
Aylar sürecek bir değişim projesinde dedikoduların önüne geçmek, şüpheleri ortadan kaldırmak için kısa dönemde küçük kazanımlar, zaferler elde etmelisiniz. Bu uzun nefesli bir koşuda sizin motivasyonunuzu artırır.
Eğer küçük de olsa somut kazançlar elde edemezseniz, değişim süreci gevşeyip, yavaşlama riski ile karşılaşabilir.
ADIM 7
GEVŞEMEYİN VE İPİN UCUNU BIRAKMAYIN
Vizyonunuz gerçekleşinceye kadar rehavete kapılmayın. Bir değişim dalgasını, diğeri izlesin. Değişim yorgunluğu tuzağına düşmeyin. Çok fazla çalışmak fiziksel ve duygusal olarak çöküntüye sebep olabilir. Dengeyi iyi kurun. Çok katı ve uzun vadeli planlar bir noktada tekleyebilir. Daha esnek dönüşüm planları hazırlayın. Ulaşamadığınız hedeflere ulaşmış, gerçekten başaramadığınız işleri tamamlamış gibi davranmayın. Eksikliklerinizi görün. Küçük başarılarla tatmin olup, gevşemeyin. Acil durum duygusunu sürekli canlı tutun.
ADIM 8
DEĞİŞİMİ SÜREKLİ KILIN
Şundan emin olabilirsiniz. Değişim ve dönüşüm projeleri hiçbir zaman tamamlanmaz. Sürekli olmalı, tıpkı bir canlı gibi beslenmeli ve yaşatılmalıdır. Bunun için organizasyonların kültürüne, ruhuna nüfuz etmelidir.
Şirkete yeni katılanlarında bu değişim kültürünü benimsemesi ve anlaması önemlidir. Oryantasyon programları onlara kurumların önceliklerini aktarmak için iyi bir fırsat olarak kullanılmalıdır. Şirket içinde yaşanan başarı öyküleri sürekli anlatılmalıdır. Bu başarının ardında yatan unsurları herkesin anlamasını sağlamaya çalışın.
Kaynak : Capital Dergisi 1 Ekim 2002
